Setiap pasangan tentu ingin hari pernikahan berjalan lancar, hangat, dan berkesan. Namun ada satu hal penting yang sering luput dari perhatian: apakah kapasitas gedung pernikahan sudah sesuai dengan jumlah tamu undangan?
Ruang yang terlalu sempit membuat tamu tidak nyaman, sementara gedung yang terlalu luas bisa terasa kosong. Untuk itu, memilih gedung dengan kapasitas yang tepat menjadi kunci agar acara berjalan indah tanpa hambatan.
Berikut panduan praktis yang bisa membantu Anda dan pasangan untuk menentukan kapasitas gedung pernikahan anda.
1. Mulai dari Daftar Tamu yang Realistis
Buatlah daftar tamu secara bertahap: mulai dari keluarga inti, kerabat dekat, sahabat, kolega, hingga tetangga. Diskusikan dengan pasangan dan orang tua, siapa saja yang benar-benar prioritas. Dengan begitu, Anda akan mendapatkan jumlah undangan yang lebih realistis, sesuai dengan gedung yang akan dipilih.
2. Kenali Kapasitas Maksimal Venue
Setiap venue memiliki batas maksimal, bukan hanya ballroom utama tetapi juga ruang tambahan seperti:
- Ruang VIP untuk keluarga,
- Area outdoor (jika ada),
- Ruang rias, dan
- Area parkir.
Pastikan Anda memahami detail kapasitas ini agar tidak ada kejutan saat acara berlangsung.
3. Sesuaikan dengan Jenis Acara dan Tata Letak
Jenis acara sangat memengaruhi kebutuhan ruang.
- Resepsi dengan meja bundar: lebih elegan, tapi memerlukan ruang lebih banyak.
- Buffet: kapasitas tamu bisa lebih besar.
- Prosesi adat: biasanya butuh area tambahan untuk jalur masuk, pelaminan, atau atraksi budaya.
Pilih venue yang fleksibel dengan berbagai pilihan layout agar acara bisa disesuaikan dengan jumlah tamu.
4. Sediakan Ruang Cadangan
Jangan lupakan tamu tambahan seperti tim dokumentasi, vendor dekorasi, hingga keluarga besar yang kadang hadir lebih banyak dari undangan resmi. Idealnya, sisakan ruang 10–15% dari total kapasitas agar acara tetap nyaman.
5. UPI Convention Centre: Contoh Venue yang Tepat
Bagi pasangan yang menikah di Padang, UPI Convention Centre adalah salah satu pilihan venue yang paling fleksibel. Dengan ballroom berkapasitas hingga 3.000 tamu, UPI CC dapat mengakomodasi berbagai skala acara, dari resepsi sederhana hingga megah.
Selain itu, tim UPI CC juga siap membantu menyusun tata letak ruangan yang sesuai dengan jumlah tamu Anda, sehingga setiap sudut acara terasa harmonis dan nyaman.
6. Keuntungan Memilih Kapasitas yang Sesuai
- Kenyamanan Tamu Terjaga – tamu bisa menikmati acara tanpa berdesak-desakan.
- Koordinasi Acara Lebih Mudah – vendor dan tim pernikahan bisa bekerja lebih efisien.
- Estetika Acara Maksimal – dekorasi tampil lebih menawan dengan ruang yang proporsional.
Menyesuaikan kapasitas gedung dengan jumlah tamu bukan hanya soal angka, tapi juga soal kenyamanan, keindahan, dan kelancaran acara.
Dengan perencanaan matang dan dukungan dari venue berpengalaman seperti UPI Convention Centre Padang, Anda bisa mewujudkan pernikahan yang tidak hanya indah, tapi juga meninggalkan kesan hangat bagi semua tamu.
